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          各部室、各出资企业:

          为有效保护和利用档案,充分发挥档案在企业发展和经营管理服务中的价值,进一步提升集团公司档案管理水平,现将档案管理工作有关要求通知如下:

          总体要求

          集团公司办公室负责协调、组织、管理集团公司本部档案工作。各出资企业应设立相应的档案管理工作机构,并配备专(兼)职档案管理人员,负责本企业形成的应归档文件材料的收集、整理、归档。集团公司各部室形成的文件、材料由本部门专人收集、整理、归档。

          档案工作实行集中统一、分级管理,对文书、会计、声像、实物、电子档案实行综合管理,由各立档单位档案部门集中保管。

          凡重要档案,有条件的单位要实行实物、电子双重管理。

          二、档案材料的形成与归档

          1.凡在各项业务工作中形成的具有查考利用价值的文字材料及音像资料均属于归档范围,必须定期归档,任何部门和个人不得据为己有。

          2.归档的文件材料必须为原件;必须完整、系统、准确,如实反映工作情况,各项签字手续完备;重要的电子文件,应另外形成纸质文件材料归档保存。

          3.整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张,装订材料、装具等要符合档案保护要求。

          4.各类文件材料归档份数一般为一式一份,重要的、利用频繁的和专门需要的可视需要程度适当增加份数。

          5.各部室、出资企业对于需要在集团公司本部进行归档的资料进行整理,提交集团公司办公室,并提出存期建议。

          三、档案的保管要求

          1.整理好的档案要确定保管期限,一般分为永久、定期(30年、10年)两种。确定保管期限要根据单位的具体情况,按照档案的利用价值时限而定。

          2.已经归档的档案材料不得修改。

          3.对有不同保管要求的档案材料要分别保管。

          4.档案材料要定期进行清理、核对,做到账、物相符。

          5.档案工作人员要严格遵守保密纪律,坚持原则,认真履行岗位职责。

                  6.查阅档案者要严格履行档案查阅手续,原则上不外借、不复印,确实需要外借或复印的须经主管领导批准。借阅者对档案材料要妥善保管,注意保密,不得以任何理由转借他人。


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